DDQs & Kundenfragebogen mit KI bearbeiten

Die Antworten sind oft schon vorhanden. Aufwendig bleibt, sie zu finden, abzugleichen und verlässlich freizugeben.

Ausgangslage

Verteiltes Wissen

Relevante Informationen liegen in Richtlinien, früheren Antworten und verschiedenen Ablagen.

Interne Abstimmung

Offene Fragen müssen mit IT, Compliance oder weiteren Fachpersonen geklärt werden.

Unsichere Antworten

Mehrere Versionen und widersprüchliche Quellen erschweren eine verlässliche Freigabe.

Richtige Antworten beginnen mit einer verlässlichen Wissensbasis. Deshalb prüfen wir die vorgesehenen Quellen, bevor der Workflow produktiv startet.

Quellen festlegen

Gemeinsam definieren wir, welche Dokumente und Wissensquellen für den Fragebogenprozess verwendet werden dürfen.

Daten prüfen

Der Bestand wird auf erkennbare Widersprüche, Duplikate, Versionskonflikte und potenziell veraltete Inhalte geprüft.

Fachlich klären

Auffällige Aussagen werden sichtbar gemacht. Welche Information tatsächlich richtig und verbindlich ist, entscheiden Sie.

Bereitstellen

Die geklärte Wissensbasis wird für den Workflow vorbereitet und als Grundlage für zukünftige Antworten genutzt.

Potenzialanalyse anfragen

Workflow

Vom Originaldokument direkt in den Workflow.

Fragebogen werden im bestehenden Format übernommen, strukturiert und mit den vorgesehenen Wissensquellen verbunden. Antwortentwürfe können gesammelt vorbereitet und anschliessend wieder ins ursprüngliche Dokument exportiert werden.

Antworten aus den Quellen, die Sie freigeben.

Für jeden Fragebogen wird festgelegt, auf welche Wissensbereiche zugegriffen werden darf. Bestehende freigegebene Antworten werden wiederverwendet; fehlt ausreichende Information, bleibt die Frage offen.

Offene Fragen landen bei den richtigen Personen.

IT, Compliance, Datenschutz oder weitere Fachpersonen werden gezielt einzelnen Fragen zugewiesen. Diskussion, Bearbeitung und Status bleiben direkt bei der jeweiligen Antwort statt verteilt über E-Mail und Dokumentversionen.

Keine KI-Antwort wird automatisch zur finalen Antwort.

Entwürfe bleiben im Review, bis sie von der zuständigen Person geprüft und freigegeben wurden. Freigaben werden nachvollziehbar dokumentiert und bestätigte Antworten stehen für zukünftige Fragebogen erneut zur Verfügung.

Sensible Daten brauchen keine Standard-Cloud-Lösung. Die Architektur wird an Ihre Anforderungen angepasst – von vollständig On-Premise bis zu gezielt begrenzter externer KI-Verarbeitung.

Daten und Modelle können vollständig On-Premise betrieben werden.

Externe Modelle lassen sich gezielt und kontrolliert einbinden.

Quellen, Zugriffe und Freigaben bleiben klar definiert.

Häufige Fragen

Welche Fragebogen können damit bearbeitet werden?

Die Lösung eignet sich für wiederkehrende DDQs, Security-, Compliance-, Supplier- und Kundenfragebogen. Fragen können aus bestehenden Dokumenten übernommen und die freigegebenen Antworten anschliessend wieder ins ursprüngliche Format exportiert werden.

Was passiert, wenn keine verlässliche Antwort vorhanden ist?

Fehlt in den zugelassenen Wissensquellen ausreichende Information, wird keine Antwort erfunden. Die Frage bleibt offen und kann einer zuständigen Fachperson zur Bearbeitung zugewiesen werden.

Was passiert bei widersprüchlichen Informationen?

Bereits vor dem produktiven Einsatz prüfen wir die vorgesehenen Quellen auf erkennbare Widersprüche, Duplikate und Versionskonflikte. Welche Aussage fachlich richtig und verbindlich ist, entscheidet immer der Kunde.

Müssen unsere Dokumente in eine externe Cloud geladen werden?

Nein. Die Lösung kann vollständig On-Premise betrieben werden. Alternativ können externe Modelle gezielt eingebunden werden, wobei nur klar definierte Informationen die interne Umgebung verlassen.

Können mehrere Fachpersonen am gleichen Fragebogen arbeiten?

Ja. Fragen können gezielt einzelnen oder mehreren Personen zugewiesen werden. Bearbeitung, Diskussion und Status bleiben direkt mit der jeweiligen Frage verbunden.

Werden KI-generierte Antworten automatisch freigegeben?

Nein. Generierte Antworten bleiben im Review, bis sie von der zuständigen Person geprüft und freigegeben wurden. Freigaben werden dokumentiert und freigegebene Antworten können bei zukünftigen Fragebogen wiederverwendet werden.

Müssen wir unsere bestehenden Dokumente und Ablagen ersetzen?

Nein. Bestehende Wissensquellen wie beispielsweise SharePoint oder Netzwerkordner können angebunden und als definierte Wissensbasis verwendet werden.

Vom Questionnaire zur freigegebenen Antwort.

Lohnt sich ein strukturierter Workflow für Ihren Ablauf?