Hinweis zu dieser Ausgabe
Dieser Beitrag basiert auf der dritten Ausgabe unseres Newsletters KI to go vom Februar 2026. Die beschriebenen Produktstände, Funktionen und Verfügbarkeiten beziehen sich auf den damaligen Zeitpunkt.
OpenClaw sorgte Anfang 2026 als offener KI Agent für Aufmerksamkeit. Anders als klassische Chatbots sollte das System nicht nur Antworten formulieren, sondern Aufgaben ausführen, Informationen behalten und mit verschiedenen Werkzeugen und Kommunikationskanälen interagieren.
Auch Claude entwickelte sich weiter in diese Richtung. Durch integrierte Anwendungen konnten Nutzer Aufgaben in Asana vorbereiten, Nachrichten für Slack verfassen oder Inhalte in Designwerkzeugen erstellen, ohne den laufenden Chat zu verlassen.
Als Tool des Monats stellen wir Napkin AI vor. Das Werkzeug übersetzt Texte und Stichworte in einfache visuelle Darstellungen und hilft dabei, Ideen, Abläufe und Zusammenhänge schneller verständlich zu machen.
Das Playbook dieser Ausgabe zeigt, wie KI eingehende E Mails kategorisieren und Antwortentwürfe vorbereiten kann. Ziel ist nicht das vollständig automatische Versenden, sondern eine schnellere und strukturiertere Bearbeitung der Inbox.
OpenClaw, zuvor zeitweise unter dem Namen MoltBot bekannt, gewann Anfang 2026 stark an Aufmerksamkeit.
Das offene System wurde nicht primär als Chatbot positioniert, sondern als aufgabenorientierter persönlicher Assistent. Es kann mit verschiedenen Diensten verbunden werden, Informationen behalten und Aktionen im Namen des Nutzers vorbereiten oder ausführen.
Ein wichtiger Unterschied zu vielen vollständig cloudbasierten Angeboten ist die Möglichkeit, OpenClaw auf der eigenen Infrastruktur zu betreiben.
Bei klassischen Chatbots steht die Unterhaltung im Mittelpunkt. Nutzer stellen eine Frage und erhalten eine Antwort.
Ein KI Agent geht einen Schritt weiter. Er kann eine Aufgabe in mehrere Schritte zerlegen, Werkzeuge verwenden und Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführen.
Ein solcher Ablauf könnte beispielsweise so aussehen:
OpenClaw steht damit stellvertretend für einen grösseren Trend: KI entwickelt sich von einer reinen Antwortmaschine zu einem System, das aktiv an digitalen Arbeitsabläufen beteiligt ist.
OpenClaw adressierte mehrere Themen, die für kleinere und mittlere Unternehmen relevant sind.
Datensouveränität
Durch den Betrieb auf eigener Infrastruktur kann ein Unternehmen mehr Kontrolle darüber erhalten, wo Daten verarbeitet und gespeichert werden.
Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass jede Installation sicher oder datenschutzkonform ist. Konfiguration, Zugriffsrechte und die angebundenen Modelle müssen weiterhin sorgfältig geprüft werden.
Automatisierung
Der Fokus liegt auf wiederkehrenden Aufgaben und nicht nur auf einzelnen Antworten.
Geeignet sind vor allem Prozesse, die heute manuell ausgeführt werden, aber immer einem ähnlichen Muster folgen.
Integration
OpenClaw kann grundsätzlich mit bestehenden Werkzeugen und Kommunikationskanälen verbunden werden.
Dadurch lassen sich Aufgaben dort ausführen, wo Mitarbeitende bereits arbeiten, statt für jeden Schritt eine neue Anwendung öffnen zu müssen.
OpenClaw war zum Zeitpunkt der Newsletter Ausgabe kein einfaches Plug and Play Produkt für den breiten Einsatz im Unternehmen.
Die Einrichtung erforderte technisches Verständnis, klar definierte Prozesse und sorgfältig begrenzte Zugriffsrechte. Je mehr Systeme ein Agent verwenden darf, desto grösser sind auch die möglichen Auswirkungen einer fehlerhaften oder manipulierten Anweisung.
Für Unternehmen bedeutet das:
Notiere einen Prozess, der heute manuell bearbeitet wird, aber fast immer gleich abläuft.
Geeignete Beispiele sind:
Beschreibe anschliessend jeden einzelnen Schritt. Je klarer ein Prozess bereits ohne KI definiert ist, desto leichter lässt er sich später teilweise automatisieren.
Anthropic erweiterte Claude Anfang 2026 um die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsanwendungen direkt innerhalb der Chatoberfläche zu verwenden.
Dazu gehörten unter anderem Slack, Asana, Figma und Canva. Nutzer konnten dadurch nicht nur über eine Aufgabe sprechen, sondern auch Inhalte und Aktionen in den verbundenen Anwendungen vorbereiten.
Claude konnte Informationen aus einer Unterhaltung direkt in angebundene Werkzeuge übertragen.
Mögliche Aufgaben waren beispielsweise:
Die jeweilige Anwendung wurde innerhalb des Claude Workflows eingebunden. Nutzer mussten dadurch seltener zwischen verschiedenen Browserfenstern und Werkzeugen wechseln.
Die Integrationen basierten auf dem Model Context Protocol, kurz MCP.
Dieser offene Standard ermöglicht es KI Systemen, strukturierte Verbindungen zu externen Datenquellen und Anwendungen herzustellen.
Vereinfacht gesagt definiert MCP, welche Informationen und Funktionen ein Werkzeug der KI zur Verfügung stellt. Dadurch müssen Integrationen nicht für jede Kombination aus Modell und Anwendung vollständig neu entwickelt werden.
Kleinere Unternehmen verfügen häufig nicht über eigene Entwicklungsteams für individuelle Automationen.
Direkt integrierte Anwendungen können die Einstiegshürde senken. Ein Team kann wiederkehrende Aufgaben bündeln, ohne sofort eine eigene technische Lösung entwickeln zu müssen.
Ein typischer Ablauf könnte so aussehen:
Alle Schritte entstehen auf Grundlage desselben Kontexts.
Auch integrierte Anwendungen benötigen klare Regeln.
Vor dem Einsatz sollten Unternehmen prüfen:
Die technische Möglichkeit zur Integration ersetzt keine klare Verantwortung.
Wähle einen einfachen Prozess, bei dem heute Informationen manuell zwischen zwei oder drei Anwendungen übertragen werden.
Dokumentiere:
So wird sichtbar, ob eine integrierte KI Oberfläche tatsächlich Zeit spart oder nur einen zusätzlichen Arbeitsschritt erzeugt.
Napkin AI hilft dabei, Texte und Stichworte in visuelle Darstellungen zu übersetzen.
Das Werkzeug kann aus einer Beschreibung beispielsweise ein Prozessdiagramm, eine Übersicht oder eine visuelle Struktur erstellen. Dadurch lassen sich komplexe Gedanken schneller verständlich machen.
Napkin AI ist besonders dann hilfreich, wenn ein Inhalt bereits gedanklich klar ist, aber noch keine passende visuelle Form besitzt.
Ein Textabschnitt oder eine Liste mit Stichworten kann als Ausgangspunkt für eine erste Visualisierung dienen.
Das eignet sich beispielsweise für:
Während eines Meetings kann eine einfache Visualisierung helfen, unterschiedliche Vorstellungen sichtbar zu machen.
Statt eine Idee nur mündlich zu beschreiben, lässt sich innerhalb kurzer Zeit eine erste Darstellung erzeugen. Das Team kann anschliessend gemeinsam prüfen, was fehlt oder falsch verstanden wurde.
Napkin AI kann als erster Schritt vor der eigentlichen Gestaltung einer Präsentation eingesetzt werden.
Das Werkzeug ersetzt kein ausgearbeitetes Design. Es hilft jedoch dabei, die inhaltliche Struktur einer Grafik oder Folie schneller zu entwickeln.
Beschreibe die Idee, den Prozess oder den Zusammenhang möglichst klar.
Ein Beispiel:
Ein Kunde stellt eine Anfrage. Das Verkaufsteam prüft die Anforderungen. Anschliessend wird ein Angebot erstellt, intern freigegeben und an den Kunden versendet.
Napkin AI analysiert den Text und schlägt eine passende visuelle Darstellung vor.
Je nach Inhalt kann daraus beispielsweise ein Ablauf, eine Gegenüberstellung oder eine strukturierte Übersicht entstehen.
Prüfe, ob die visuelle Logik tatsächlich zum Inhalt passt.
Passe bei Bedarf folgende Elemente an:
Anschliessend kann die Grafik exportiert und in einer Präsentation, einem Dokument oder einem Workshop verwendet werden.
Napkin AI eignet sich gut für schnelle Klarheit, ersetzt aber kein professionelles Informationsdesign.
Automatisch erzeugte Grafiken können Inhalte vereinfachen oder Beziehungen falsch gewichten. Jede Visualisierung sollte deshalb inhaltlich geprüft werden.
Für wichtige externe Präsentationen empfiehlt sich ausserdem eine gestalterische Überarbeitung, damit Typografie, Farben und visuelle Hierarchie zur eigenen Marke passen.
Für erste Visualisierungen sollten möglichst abstrahierte Inhalte verwendet werden.
Vermeide insbesondere:
Ein Prozess kann häufig auch ohne echte Namen und konkrete Daten verständlich beschrieben werden.
Die Inbox unterbricht den Arbeitsfluss häufig mehrmals am Tag.
Viele Nachrichten folgen ähnlichen Mustern. Trotzdem müssen sie einzeln geöffnet, verstanden und beantwortet werden.
KI kann dabei helfen, eingehende E Mails zu kategorisieren, zusammenzufassen und einen ersten Antwortentwurf vorzubereiten.
Das Ziel ist nicht, jede Nachricht automatisch zu versenden. Die finale Kontrolle bleibt bei der verantwortlichen Person.
Die Bearbeitung von E Mails verursacht mehrere Arten von Aufwand:
Besonders störend ist der häufige Wechsel zwischen konzentrierter Arbeit und kurzen administrativen Aufgaben.
Ein einfacher KI Prozess kann jede E Mail nach festen Kategorien einordnen und einen kurzen Antwortentwurf erstellen.
Die verantwortliche Person muss anschliessend nur noch:
So bleibt die Kontrolle beim Menschen, während der erste Bearbeitungsschritt beschleunigt wird.
Lege drei bis fünf Kategorien fest, die zu deinem Arbeitsalltag passen.
Ein einfaches Beispiel:
Die Kategorien sollten eindeutig genug sein, damit eine E Mail in der Regel nur einer Kategorie zugeordnet wird.
Lege in Outlook oder Gmail passende Ordner, Labels oder Kategorien an.
Einfache Regeln können Nachrichten bereits anhand von Absendern, Betreffzeilen oder bestimmten Begriffen vorsortieren.
Du kannst beispielsweise:
KI sollte nur dort eingesetzt werden, wo klassische Regeln nicht ausreichen.
Kopiere die E Mail zunächst manuell in ein freigegebenes KI Werkzeug.
Entferne vertrauliche Daten, sofern deren Verarbeitung nicht ausdrücklich erlaubt ist.
Verwende anschliessend eine feste Vorlage.
Analysiere die folgende E Mail.
Ordne sie genau einer dieser Kategorien zu: Anfrage, Termin, Information, Dringend oder keine Aktion notwendig.
Fasse das Anliegen in maximal zwei Sätzen zusammen.
Nenne alle Fristen, Termine und konkreten Aufgaben.
Erstelle anschliessend einen kurzen Antwortentwurf in einem professionellen und freundlichen Ton.
Keine Floskeln. Keine unnötige Einleitung. Keine Wiederholungen. Erfinde keine Informationen. Wenn etwas unklar ist, stelle zuerst eine Rückfrage.
E Mail:
[Text der E Mail einfügen]
Nach einem manuellen Test kann der Prozess schrittweise erweitert werden.
Mit Outlook und Power Automate oder vergleichbaren Werkzeugen lassen sich beispielsweise:
Beginne mit Analyse und Vorbereitung. Automatisiere nicht sofort den Versand.
Bestimmte Nachrichten benötigen fast immer eine menschliche Prüfung.
Dazu gehören:
Bei solchen Inhalten kann KI einen Entwurf vorbereiten, aber nicht die Verantwortung übernehmen.
Viele Prompts beschreiben nur das gewünschte Ergebnis.
Genauso hilfreich kann es sein, unerwünschte Eigenschaften klar auszuschliessen.
Solche No Gos reduzieren typische Probleme wie lange Einleitungen, Wiederholungen oder übertriebene Formulierungen.
Die Methode eignet sich besonders für:
Beschränke dich auf wenige und klare Regeln.
Eine lange Liste kann widersprüchlich werden und die Qualität verschlechtern.
Gute No Gos beschreiben beobachtbares Verhalten.
Statt:
Schreibe nicht schlecht.
Besser:
Keine Wiederholungen. Keine unbelegten Behauptungen. Keine Einleitung, die nur die Aufgabe wiederholt.
Keine Floskeln. Keine unnötigen Einleitungen. Keine Wiederholungen. Keine übertriebenen Aussagen. Erfinde keine Informationen. Wenn etwas unklar ist, stelle zuerst eine Rückfrage.
Diese Vorgaben können als wiederverwendbarer Teil eines Kontextprofils gespeichert werden.
KI entwickelt sich zunehmend von einer einzelnen Chatoberfläche zu einem Bestandteil vollständiger Arbeitsabläufe.
OpenClaw zeigt, wie offene Agentensysteme Aufgaben über verschiedene Werkzeuge hinweg bearbeiten können. Die Claude Integrationen verdeutlichen gleichzeitig, wie etablierte KI Plattformen externe Anwendungen direkt in ihre Oberfläche einbinden.
Für Unternehmen liegt der grösste Nutzen jedoch nicht in möglichst vielen Integrationen. Entscheidend ist, einen klaren und wiederkehrenden Prozess auszuwählen.
Ein sinnvoller Einstieg besteht aus vier Schritten:
Auch bei einfachen Anwendungen wie der E Mail Bearbeitung gilt: KI sollte vorbereiten, strukturieren und Vorschläge liefern. Entscheidungen und sensible Kommunikation bleiben in menschlicher Verantwortung.
